Tal y como hemos anunciado hoy en nuestra web corporativa, la Federación Andaluza de Empresas Cooperativas de Trabajo Asociado (FAECTA) nos ha adjudicado la gestión de su sistema informático en los próximos dos años. Aparte de la alegría que supone, esta concesión implica además una gran cantidad de trabajo al inicio del proyecto, ya que el primer paso que damos en un servicio de asistencia informática es el de la reestructuración de los activos TIC del cliente en busca de una estabilidad, robustez, seguridad y eficiencia que permita traducir el uso de las herramientas informáticas en un aumento de la productividad de la entidad y en un notable descenso de las incidencias técnicas. Veamos en las siguientes líneas cómo lo llevamos a cabo en Activa Sistemas.
Existe un procedimiento previo indispensable e ineludible para llevar a buen puerto la reestructuración: la realización de una profunda auditoría del sistema informático que incluya un detallado inventario hardware y software y que permita descubrir las fortalezas y carencias del mismo a nivel de funcionalidad, rendimiento y seguridad. Con esta información en nuestro poder se procede a redactar una serie de medidas y propuestas a desarrollar para potenciar y proteger las fortalezas y resolver las carencias.
Aunque a priori es imposible saber con lo que uno se va a encontrar en un sistema informático con el que se tiene contacto por primera vez, es igualmente cierto que suele haber una serie de puntos a resolver y de medidas a tomar comunes a todos los proyectos (al menos esa es nuestra experiencia hasta la fecha).
- Elaboración de políticas de uso y seguridad de los activos TIC. Su importancia radica en que sin estos documentos es prácticamente imposible conseguir la deseada estabilidad del sistema informático que permita aumentar la productividad y disminuir los costes de mantenimiento. Es fundamental que las políticas estén avaladas por la gerencia de la entidad para que tengan validez operativa y que no entren en conflicto con la normativa vigente para que tengan validez legal (por ejemplo, un error muy común es incluir penalizaciones a los usuarios por el mal uso del sistema, algo que corresponde realmente al reglamento interno, los estatutos de la entidad y la legislación vigente).
- Saneamiento de la red local a nivel físico, tanto cableado como inalámbrico. La base de un sistema informático es su red local física y, si esta se encuentra en mal estado o no da el rendimiento adecuado, todo el sistema se resiente drásticamente. Por ello hay que asegurarse de que todos los nodos de la red cuentan con el acceso de calidad y ancho de banda que requieren para llevar a cabo sus funciones, preferiblemente cableado, relegando el acceso inalámbrico a los casos justificados.
- Renovación del parque de puestos de trabajo. Para que un ordenador de escritorio sea realmente productivo como herramienta de trabajo, es imprescindible que su ciclo de vida no supere los cinco años (al meno, a día de hoy). Por algo será que en España las normas contables consideran que su amortización está completa a los tres años…
- Implantación de un sistema de seguridad perimetral y de gestión de las comunicaciones. Con el aumento año tras año de las ciberamenazas, cada vez es más imprescindible con un sistema que no sólo gestione el acceso a Internet (y que incluso lo acelere en la medida de lo posible) sino que además permita conectar de forma segura y privada a usuarios remotos y que nos defienda de problemas externos, desde el spam hasta intrusiones, pasando por malware y contenido no deseado.
- Implantación de un servidor centralizado de usuarios, datos y aplicaciones. He visto problemas y carencias de todo tipo, pero el que más me horroriza y que hace que me eche las manos a la cabeza es cuando me encuentro que la empresa no tiene servidor de ningún tipo y que toda la información se encuentra repartida en los distintos puestos de trabajo. Con un servidor central es posible controlar el acceso de usuarios a ficheros, la gestión de recursos compartidos e incluso permitirnos una intranet para el acceso desde cualquier sitio al correo, la agenda, las tareas, etc.
- Implantación de un sistema de copias de seguridad.La gente no se lo cree, pero las desgracias ocurren y, una vez que se producen, es demasiado tarde y sólo queda lamentarse y asumir las consecuencias si no se han tomado las medidas oportunas. Por ello, al igual que se contratan diversos seguros para proteger los activos de una empresa, también hay que implantar un completo sistema de salvaguarda de la información de la entidad, contemplando desde los dispositivos de copia en sí (por ejemplo, un NAS o un espacio virtual en la nube) hasta la política adecuada a las necesidades locales.
- Homogeneización de sistemas operativos, aplicaciones y herramientas. Un parque muy heterogéneo de programas, tanto a nivel de sistema operativo como de aplicaciones, conlleva ciertos problemas como una gestión compleja del sistema y una mayor probabilidad de fallos y averías. Sólo hay que pensar en mantenimiento, actualizaciones, incompatibilidades, etc., para darnos cuenta de lo crítico de este punto. Una sugerencia que podemos hacer en este punto es la de migrar a software libre y, si es posible, incluso a Linux.
- Unificación de los servicios de Internet. Es demasiado común encontrarse con que la web corporativa está alojada en un proveedor y el correo electrónico en otro (usualmente, la misma empresa de telecomunicaciones que provee del acceso a Internet). Aparte de la complicación en la gestión que ello supone, implica un mayor gasto que si se unificara todo bajo un mismo proveedor y servicio de alojamiento.
- Actualización del sitio web corporativo. Si poco caso se le echa al alojamiento, lo mismo podemos decir del contenido, es decir, el sitio web en sí. Una vez instalado por primera vez, las empresas suelen olvidarse del él, lo que agrava el gasto que supone el alojamiento. Para que un sitio web sea efectivo, es vital mantenerlo vivo, ya sea a nivel de contenidos para mejorar el posicionamiento en buscadores, a nivel de funcionalidades para ofrecer un mejor servicio a los visitantes como a nivel de motor para facilitar su gestión y resolver problemas de funcionamiento y seguridad.
- Elaboración de un plan formativo de los usuarios para renovar y poner al día sus conocimientos TIC. Si se desea disminuir el número de incidencias técnicas y aprovechar los recursos TIC al máximo, es evidente que los usuarios deben estar capacitados para ello. Un plan formativo adecuado a las necesidades de la entidad y diseñado de forma dinámica y efectiva es una garantía de éxito.
- Implantación de nuevos servicios y funcionalidades. Una vez resuelto todo lo básico, es el momento de mirar al futuro y de proponer novedades y mejoras TIC que supongan un salto cualitativo en la productividad de la entidad: software libre, cloud computing, teletrabajo, movilidad, etc.
No nos hemos encontrado aún una empresa u organización que necesite de todas estas medidas porque efectivamente sufra de todas las carencias correspondientes (sencillamente dudo que pudiesen funcionar), pero la mayoría sí que han necesitado de buena parte de estas soluciones. Es entonces de suma importancia que los responsables de la entidad sean capaces de ver que se trata de medidas necesarias (al fin y al cabo, un aprovechamiento óptimo de las TIC supone una enorme ventaja competitiva) y que la inversión sensata en TICs es eso, una inversión y no un gasto.