En este primer artículo tras la vuelta de las vacaciones he querido hablar de la gripe A, un tema candente que preocupa a todo el mundo, y de cómo la tecnología puede ayudarnos a minimizar su impacto en las empresas y organizaciones ahora que se acerca el Otoño, época en la que se prevee un importante aumento en el número de casos de personas afectadas debido al descenso de las temperaturas y al hecho de que la mayoría de la población se encuentra de vuelta a sus quehaceres diarios.
¿De qué forma nos podemos valer las empresas de la tecnología para enfrentarnos a un brote de gripe A en nuestro lugar de trabajo? La solución pasa por implantar mecanismos que posibilite el teletrabajo a aquellos trabajadores que podrían desarrollar sus tareas fuera de las instalaciones de la empresa, como el personal administrativo, los comerciales, los jefes de departamento o los técnicos de posventa. Al facilitar la ausencia de parte del personal, se reduce el ámbito de contagio de la enfermedad a la vez que dicho personal sigue desarrollando sus laboras remotamente y la empresa no sufre de un paro productivo que podría costarle muy caro. El teletrabajo tiene además otra ventaja, y es que potencia la movilidad en aquellos trabajadores en los que puede ser de gran ayuda a su trabajo (como los mencionados comerciales) al poder utilizarse cualquier dispositivo para conectarse a la empresa, ya sea un ordenador de sobremesa, un portátil, una agenda o un iPhone, como es mi caso.
A pesar de que a primera vista pudiese parecer lo contrario, la implantación de un sistema de teletrabajo en una empresa no es tan complejo como se cree. Basta con decidir en un análisis preliminar los mecanismos de conexión remota a la empresa, que por lo general se realizarán mediante las llamadas «redes privadas virtuales» (también conocidas VPN por sus siglas en inglés y que no son más que el establecimiento de conexiones privadas mediante una combinación de software y hardware a través de líneas públicas de comunicación como Internet), los sistemas de autentificación de los usuarios y los servicios y datos a los que accederán los usuarios remotos.
Como ejemplo, el caso más sencillo consiste en la instalación de un router con capacidades VPN en la empresa al cual se conectarán los usuarios para acceder al correo electrónico, ficheros, software de gestión y otros servicios que la empresa tenga instalados, como un sistema de mensajería instantánea, una intranet o un fax electrónico. El coste de dicho router suele rondar los 250 EUR, a los que habría que sumar los costes de instalación, integración, puesta en marcha y formación del personal, lo que puede suponer unos costes totales de entre 750 y 1.200 EUR.
Sin embargo, esta inversión puede ser inútil si no se tiene en cuenta el aspecto más fundamental cuando se instala un sistema de teletrabajo: la seguridad. Hay que considerar que se está habilitando una «puerta» al exterior de la empresa, lo que puede facilitar el acceso no autorizado a los datos y recursos telemáticos de la misma si no se planifica bien la seguridad de todo el sistema. En un próximo artículo profundizaré en esta cuestión, pero adelantaré que hay tres aspectos a tener en cuenta: la seguridad de la comunicación, la seguridad en el acceso al dispositivo de conexión y la seguridad en el acceso a los datos y recursos de la empresa.